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GPC
Abklärungsgespräche zu Abzügen
Am besten geeignet für:
AR
Unternehmensfinanzierung
Gemeinsame Dienstleistungen
Kunden Teams
Ergebnis
Schnellere Klärung von Abzügen, weniger Abschreibungen im langezogenen Ende, saubere AR-Grundcodes.
Falltyp (Arbeitseinheit)
Abzug Klärungsanruf Fall = (1 Fall = 1 Abzug kontaktiert per Sprache + Grund bestätigt + nächster Schritt ausgeführt und im AR protokolliert)
Was DUVO bietet
Abzüge bleiben hängen, weil niemand die richtige Person erreichen oder bestätigen kann, was der Händler benötigt. Duvo’s Sprachagent kontaktiert die Ansprechpartner für AP/Disputes beim Händler, bestätigt den Grund und die erforderlichen Beweise, leitet die nächsten Schritte ein und aktualisiert AR, damit nichts „im E-Mail-Dschungel verloren geht.“
01
Verarbeitet Abzüge/Kurzbezahlungen und klassifiziert wahrscheinlich Gründe vor (Preise, Aktionen, Mangel, Schäden, Verwaltungsgebühr)
02
Zieht Kontext: Rechnung, Lieferung, Vertragsbedingungen, Promotion-Details, frühere Historie
03
Ruft den Händler AP/Kontakt für Streitfälle (Sprachagent) mit einem strukturierten Skript und genauen Fallinformationen an.
04
Bestätigt: Grundcode, welche Nachweise erforderlich sind, wo einzureichen, und Fristen
05
Löst sofort den nächsten Schritt aus: sendet Rechnungsduplikat, reicht Nachweis ein, eröffnet Streitfall oder protokolliert die Annahme
06
Updates ERP/AR: Status, nächstes versprochenes Aktionsdatum, Gesprächsprotokoll und Evidenzlinks
Definition of Done
Händler kontaktiert + Abzugsgrund bestätigt
Grund für die Abzug bestätigt. System aktualisiert.
Nächster Schritt ausgeführt/geplant
AR mit Nachweisen aktualisiert.
Schnellere Lösung bei kleinen/mittleren Abzügen (weniger Alterung)
Höhere Wiederherstellungsrate beim langen Ende, da Nachfassaktionen konsistent werden
Deutliche Reduzierung von manuellen "Wen kontaktiere ich / was benötigen sie?"-Schleifen
Genaue Streitdaten: strukturierte Grundcodes und Verpflichtungen
Abzugsregister: kontaktiert / geklärt / angefochten / akzeptiert / abgeschlossen
Anrufprotokolle + Transkripte + Verpflichtungen der Händler (was, bis wann)
Protokoll der Einreichung (was gesendet wurde, wohin)
AR-Rückbuchungsüberprüfung + Zusammenfassung der Altersbewegungen
Rollout-Anforderungen
Systemzugang
Abzugs-Feed + Zugriff auf AR/ERP-Notizen/Statusfelder
Regeln
Händlers Kontaktliste (AP/Auseinandersetzungen) + genehmigte Skripte + Eskalationsregeln. Nachweisquellen (POD, Versanddokumente, Aktionsvereinbarungen)
Zeitachse
In wenigen Wochen (typischerweise 2–3) live gehen für einen Einzelhändler/Region
