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Llamadas de aclaración de deducciones
01
Ingesta deducciones/pagos parciales y preclasifica la razón probable (precio, promoción, escasez, daños, tarifa administrativa)
02
Contexts relevantes: factura, entrega, términos del contrato, detalles de promoción, historial previo
03
Llama al minorista AP/contacto de disputas (agente de voz) con un guion estructurado y detalles exactos del caso
04
Confirma: código de motivo, qué prueba se necesita, dónde enviar y plazos
05
Inicia el siguiente paso de inmediato: envía copia de la factura, presenta prueba, abre disputa o registra aceptación
06
Actualizaciones ERP/AR: estado, fecha de próxima acción prometida, transcripción de llamada y enlaces de evidencia
Resolución más rápida de deducciones pequeñas/medianas (menos envejecimiento)
Mayor recuperación en la cola larga porque los seguimientos se hacen consistentes
Reducción significativa en las consultas manuales de “¿a quién contacto / qué necesitan?”
Datos de disputas más limpios: códigos de razón estructurados y compromisos
Registro de deducciones: contactado / clarificado / disputado / aceptado / cerrado
Registros de llamadas + transcripciones + compromisos de minoristas (qué, para cuándo)
Registro de envío (qué se envió, dónde)
Verificación de escrituras diferidas de cuentas por cobrar + resumen de movimiento por envejecimiento
Requisitos de implementación
Acceso al sistema
Fuente de deducción + acceso a notas y campos de estado AR/ERP
Normativas
Lista de contacto de minoristas (AP/disputas) + guiones aprobados + reglas de escalado. Fuentes de prueba (POD, documentos de envío, acuerdos promocionales)
Cronograma
Entrar en funcionamiento en semanas (típicamente 2-3) para un minorista/región
